ELEKTRONISCHE ZUSTELLUNG AB 1. JÄNNER 2020 VERPFLICHTET

Mit 1. Jänner 2020 tritt nun das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden in Kraft. Davon betroffen sind einerseits alle Bundesbehörden, welche die elektronische Zustellung (E-Zustellung) ermöglichen.

Andererseits sind die Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, ihre Erreichbarkeit für die Behörden im Wege der elektronischen Zustellung sicherzustellen.

Ausnahmen bestehen für Unternehmen nur dann, wenn sie aufgrund des Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von UVAs verpflichtet sind bzw. wenn - wohl eher im Ausnahmefall – die technischen Voraussetzungen für die E-Zustellung nicht erfüllt sind.

Eine E-Zustellung bedeutet, dass ein Dokument in dem Postkorb des Unternehmensservice Portals (USP) elektronisch zugestellt wurde - dabei erfolgt keine direkte Zustellung via E-Mail an das Unternehmen, selbst wenn eine Benachrichtigung per E-Mail über die Zustellung vorgenommen wird.

Für die erfolgreiche Einrichtung der elektronischen Zustellung sind mehrere Schritte nötig: 

-    Aktivierung der Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur für eine erfolgreiche Authentifizierung
-    Registrierung des Unternehmens beim USP (dies ist auch über FinanzOnline möglich)
-    Festlegung von einer Person als USP-Administrator
Weitere Personen können (zusätzlich) als Postbevollmächtigte festgelegt werden. Diese Postbevollmächtigten können dann mit ihren persönlichen Zugangsdaten (wichtigstes Element ist eine gültige Email Adresse) die E-Zustellungen für das Unternehmen abholen.

Oftmals muss jedoch keine aktive Registrierung für die E-Zustellung erfolgen, da die Teilnehmer von FinanzOnline (mit Ausnahme jener, die auf die elektronische Zustellung von Bescheiden, Informationen etc. verzichtet haben) automatisch in das Teilnehmerverzeichnis von USP übernommen werden.

Eine Überprüfung und gegebenenfalls Aktualisierung der übernommenen Daten
(E-Mail-Adresse) aus dem Vorsystem ist jedenfalls ratsam.


Ein maßgeblicher Vorteil der E-Zustellung liegt in der kurzen Zeitspanne zwischen Verständigung via E-Mail und Abholung des zugestellten Dokuments in dem "Postkorb".

Allerdings ist auch hier zu beachten, dass grundsätzlich jedes Zustellstück (nur) 2 Wochen im Postkorb aufbewahrt wird. Sofern es nicht abgeholt (geöffnet) wird, wird es gelöscht und gilt dennoch im Regelfall und etwa in Hinblick auf den behördlichen Fristenlauf als zugestellt.

Erledigungen der Finanzbehörden werden übrigens weiterhin in FinanzOnline zugestellt, jedoch erfolgt zusätzlich eine Information im USP und sind vorerst keine Sanktionen für die Nicht-Teilnahme an der E-Zustellung vorgesehen. Die Zustellung erfolgt dann weiterhin auf dem Postweg.

Sofern wir, als steuerlicher Vertreter, die Zustellvollmacht über Ihre Angelegenheiten der Finanzbehörde haben, bekommen Sie diese weiterhin, wie gehabt, mit den nötigen Erläuterungen von uns übermittelt.